Our website uses cookies. We use cookies to remember settings and to help provide you with the best experience we can. We also use cookies to continuously improve our website by compiling visitor statistics. Read more about cookies

Conducting research at the Princess Máxima Center: how does it work?

The flow chart below applies to all studies involving patients, patient material or patient data, including LATER research. For these kinds of studies you must obtain permission from the Scientific Committee. Within the Scientific Committee (SciCom) of the Princess Máxima Center, the Clinical Research Committee (CRC) and the Biobank and Data Access Committee operate alongside each other.

If you submit your application via the address scicom@prinsesmaximacentrum.nl, the secretariat, where necessary after consulting the committee chairs, will ensure that your application arrives at the right destination. For applications to the CRC, however, more preparatory steps are required (steps 1 and 2 below) than for applications to the Biobank and Data Access Committee. This is because clinical research studies submitted to the CRC involve the recruitment of prospective subjects (patients), for example, while the Biobank and Data Access Committee deals with the release of data and human tissue samples. For applications to the Biobank and Data Access Committee, therefore, you can proceed directly to step 3.

The submission procedure to the CRC may seem like a complex and time-consuming process; however, it is sometimes possible to have various steps run in parallel (in consultation with the Trial and Data Center (TDC)). The process also ensures that you don't end up with a study that has to be stopped prematurely due to insufficient priority, poor design, unfeasible budget etc. Your own commitment as researcher to successfully go through this process is also vital.

It is important to make a distinction between care evaluation research (conducted to improve the quality of care in the Princess Máxima Center but not intended as a basis for a scientific publication) and scientific research (where a scientific publication is the goal). The flow chart below concerns the preparatory process for scientific research and not for care evaluation research. The latter can be registered directly with the Scientific Committee as specified in step 3.

All research, therefore, must ultimately be registered with and approved by the Scientific Committee. This enables an overview to be maintained of all the research being conducted in the Princess Máxima Center (and of patient burden).

1. Study design (draft synopsis) for studies in which prospective subjects (patients) are to be included
You have an idea for a scientific study in the Princess Máxima Center. You develop your idea into a draft research proposal, which first has to be discussed with and approved by various parties:

Unit head(s):
The unit heads have a research program in which they indicate where the focus lies for research within their unit for the years ahead. It is therefore necessary to liaise with the unit head (or heads, where the study involves multiple units), to determine whether your study fits within their research program(s). Where necessary, the unit head(s) will discuss your draft proposal with the chairs of the relevant SKION protocol and/or disease committees.

Relevant PI(s):
Prospective researchers in the Princess Máxima Center must discuss their proposed study with a (co/junior) PI in the Princess Máxima Center relevant to the proposed research, unless the study does not fall within the scope of these programs (e.g. SKION phase 3 studies, which fall under the relevant SKION disease and protocol committees). This can also mean discussion with preclinical PIs if one of the research laboratories is to be involved in the study, for example for pharmacodynamic or genetic research.

Once the draft proposal has been approved by the unit head(s) and/or PI(s), the study design can be further detailed. For an overview of who you need to involve in your study: also see annex 1.

2. Detailing the study design

For tips on preparing a clinical study in the Máxima please take a look at this document.

a) Trial and Data Center (TDC)
The Trial and Data Center (TDC) can, among others, provide statistical help and advice about the design of your study, but can also, where necessary, take care of local or central data management, trial management and the provision of research nurses. Central Datamanagement has developed a checklist of all the activities they can provide with regards to the development of a study database and maintenance of study data. In principle, all studies are monitored (including those not subject to the Medical Research (Human Subjects) Act) for quality assurance purposes. This monitoring takes place via Julius Clinical due to the necessary impartiality. The intensity of the monitoring depends on the nature of the study and the associated risks. You will also make arrangements with the TDC regarding other aspects of your study, such as single/multicenter study, protocol, study medication/pharmacy, central laboratories, contracts, finances/budget, CRF, PILs, submission of the application etc.

For the submission of your grant application, you will also make financial arrangements regarding the use and funding of TDC staff, pharmacy, central laboratories, monitoring etc.

To make an appointment for an intake meeting with the TDC please e-mail: scicom@prinsesmaximacentrum.nl. The TDC will then compile a report of the intake meeting, with details of the arrangements made.

When you make the appointment, please specify which researchers from your study team are required to be present at the appointment.

b) LATER Trial Bureau
To make an appointment with the LATER Trial Bureau please e-mail: mvdheiden@skion.nl.

3. Registering your application with the Scientific Committee

The Scientific Committee (SciCom) is the umbrella body for all research applications handled by the CRC and the Biobank and Data Access Committee. You will need to send your detailed research application to scicom@prinsesmaximacentrum.nl, after which your application will be evaluated by either the Clinical Research Committee (CRC), or the Biobank and Data Access Committee (see below). Your research application will be assigned a unique identification within the relevant committee, which after approval will also be used to add the study to the list of approved research studies on the website.

a) Submission of an application to the Clinical Research Committee

The Clinical Research Committee is an independent committee which is responsible for the scientific evaluation and quality assurance of all proposals for scientific clinical research. The committee assesses, among others, the protocol, the burden for the patient, the plan for funding the study, whether the study is aligned with the mission statement of the Princess Máxima Center, the tasks to be handled by the Trial and Data Centre, and finally the priority (in case of limited resources) for implementing the study. See also the document: ‘Rules of Procedure of the Clinical Research Committee Princess Máxima Center for Pediatric Oncology’, in which the procedure is described.

The following documentation should be included with your application:
  • The intake form for the TDC-CRC, which can be downloaded here.
  • A statement of confirmation from the unit head(s) and relevant PI(s) that they support your research
  • The most recent version of the protocol.
  • The funding plan for the study (including arrangements made with the TDC, pharmacy etc.).
The committee meets once every two weeks. If an application is registered no less than one week before the next meeting, the application will be considered in that meeting. If the committee members have questions regarding the study, the relevant PI will be notified. The response to these questions will be discussed in a subsequent meeting before a decision is reached. Please note: only completed applications will be considered!

Once the Clinical Research Committee has approved the study you can submit the study for funding and via the TDC for medical ethical review.

b) Submission of an application to the Biobank and Data Access Committee

The Biobank and Data Access Committee is an independent committee which is responsible for the evaluation of research applications where material and/or data is requested from the Princess Máxima Center biobank. The exact conditions and assessment criteria of a biobank request can be found in the ‘Rules of Procedure of the Biobank and Data Access Committee’ . The Biobank and Data Access Committee meets once every two weeks.

Relevant documents can be found here.

4. Grant application
A grant application can be submitted after the study has been approved by the Scientific Committee. This application should include any financial arrangements that have already been made with the TDC/LATER Trial Bureau.

With the grant application, (substantial) amendments can sometimes be made to the protocol on the basis of comments from external reviewers. If this is the case please inform the CRC, and also the TDC/LATER Trial Bureau if the amendments have consequences for the deployment of staff etc.

If contracts need to be concluded for your grant, you must coordinate this with the clinical trial lawyer and the approved budget can be discussed with the financial controller. Subcontracting with, for example, pharmacy, labs and/or monitors can then proceed (subject to approval by the Medical Ethics Assessment Committee), in consultation with the TDC.

It is the responsibility of the researcher(s) to take into account the deadlines for grant applications, as determined by funding providers.

5. Submission of the study to the Medical Ethics Assessment Committee
After funding has been secured, your study can be submitted to the Medical Ethics Assessment Committee of the hospital UMC Utrecht. For evaluation of the study by the Medical Ethics Assessment Committee, a research file needs to be compiled. You can discuss with the TDC which documents should be included in the file and set out the division of tasks. For more information on the research file to be submitted, please visit the website of the Medical Ethics Assessment Committee Utrecht. Your study will be submitted via Trial Support of the TDC; you do not therefore need to do this yourself. To contact Trial Support please e-mail: trialsupport@prinsesmaximacentrum.nl). If you think your research is not subject to the Medical Research (Human Subjects) Act, the study needs to be submitted to the Medical Ethics Assessment Committee (as a non-Medical Research (Human Subjects) study) in order for them to confirm this.

6. Your study has been approved: congratulations! But what now? 
Your study has been approved; however, you're still not quite ready to start your research. The following elements still need to be arranged.

Legal:
Your study cannot proceed until the necessary contracts have been concluded. All contracts must be drawn up or reviewed by Legal before signing, to ensure that the contracts take sufficient account of Dutch legislation and of the interests of the Princess Máxima Center. Filing of the signed contracts is carried out by the TDC.

Site Initiation Visit (SIV):
Site initiation visits must take place so that everyone who is to participate in the study is properly trained in the necessary procedures. SIVs should be prepared by the researcher him/herself in close coordination with the TDC, due to the need for research nurses, data managers, the monitor etc. to be present at the visits.

7. Final check using checklist:
It is important to check that all the documents relating to the study are complete, and that all the above criteria have been met. The TDC has a checklist for this. The study can only proceed once this checklist has been completed in full.

Have you fulfilled all the above criteria? Congratulations!
You can officially start your study!

1. Onderzoeksopzet (draft synopsis) voor studies waar prospectief patiënten in geïncludeerd moeten worden. U heeft een idee voor een onderzoek in het Máxima. Dit idee werkt u verder uit tot een draft onderzoeksopzet, die in eerste instantie moet worden afgestemd met diverse partijen:

  • Unithoofd(en): De unithoofden hebben een onderzoeksprogramma waarin zij aangeven waar de focus ligt voor onderzoek binnen hun unit voor de komende jaren. Derhalve dient er afstemming plaats te vinden met het unithoofd/de unithoofden (indien het onderzoek meerdere units betrekt), om na te gaan of uw onderzoek binnen het onderzoeks-programma van de unit past. De unithoofden stemmen, waar nodig, het voorstel af met de voorzitters van de betrokken SKION protocol en/of ziekte commissies.
  • Relevante PI(s): Onderzoekers in het Máxima dienen het onderzoek af te stemmen met een (Co/Junior) PI in het Máxima, waar uw onderzoek betrekking op heeft, tenzij dit niet binnen de scope van deze programma’s valt (bv SKION fase 3 studies, die vallen onder de relevante SKION ziekte en protocol commissies). Dit kan ook overleg met preklinische PIs betekenen als een van de research-laboratoria betrokken moet worden, bijvoorbeeld voor farmacodynamisch of genetisch onderzoek.

Bij akkoord door het unithoofd en/of PI kan de onderzoeksopzet verder worden uitgewerkt. Voor een overzicht wie u moet betrekken bij uw onderzoek: zie ook bijlage 1.

2. Uitwerking onderzoeksopzet
a) Trial en datacentrum (TDC)

Het Trial en Data Centrum (TDC) kan onder andere voorzien in statistische hulp en advies over het design bij het uitwerken van uw onderzoek, maar ook, zo nodig, in lokaal of centraal datamanagement, trialmanagement en research verpleegkundige taken. In principe worden alle studies gemonitord (ook niet-WMO plichtig onderzoek) als kwaliteitsborging, en vindt monitoring plaats via Julius Clinical in verband met de benodigde onafhankelijkheid. De intensiteit van monitoring hangt af van de aard en het risico van het onderzoek. Ook over de andere zaken die betrekking hebben op de uitwerking van uw onderzoek zoals single/multicenter studie, protocol, studiemedicatie/apotheek, centrale laboratoria, contracten, financiën/budget, CRF, PIFs, indiening, etc. maakt u afspraken met het TDC.

Voor het submitten van uw grant aanvraag maakt u ook financiële afspraken over de inzet en financiering van TDC-personeel, apotheek, centrale laboratoria, monitoring, etc.

U kunt hiervoor een afspraak maken via scicom@prinsesmaximacentrum.nl. Het TDC stelt vervolgens een rapport op van het intakegesprek met de gemaakte afspraken.

Graag bij het maken van de afspraak aangeven welke onderzoekers er vanuit uw studieteam aanwezig moeten zijn.

b) LATER-trialbureau

Voor het LATER-trialbureau kunt u een afspraak maken via mvdheiden@skion.nl

 3. Aanmelding aanvraag bij Scientific Committee De Scientific Committee (SciCom) is het overkoepelende orgaan voor alle onderzoekaanvragen voor zowel de CRC als voor de Biobank. U dient uw uitgewerkte onderzoekaanvraag in te sturen naar scicom@prinsesmaximacentrum.nl, waarbij het onderzoek ofwel door de Clinical Research Committee (CRC), ofwel door de Biobankcommissie wordt beoordeeld (zie onder). Uw onderzoekaanvraag krijgt, in de betreffende commissie, een uniek identificatienummer, dat na goedkeuring ook wordt gebruikt om op de website het onderzoek toe te voegen aan de lijst van goedgekeurde onderzoeken.

a) Indiening aanvraag bij Clinical Research Commissie
De Clinical Research Commissie is een onafhankelijke commissie die verantwoordelijk is voor de wetenschappelijke beoordeling en waarborging van de kwaliteit van alle voorstellen voor klinisch wetenschappelijk onderzoek. Hierbij wordt onder andere gekeken naar of het onderzoek past binnen de missie van het Máxima, het protocol, de belasting voor de patiënt, het plan voor financiering van de studie, en naar de taken vanuit het Trial en Data Centrum, en uiteindelijk naar de prioriteit (bij beperkte middelen) om de studie te implementeren. Zie ook het document  ‘Rules of Procedure of the Clinical Research Committee Princess Máxima Center for Pediatric Oncology’,  waarin de werkwijze beschreven staat. 

Hiervoor dient het volgende aangeleverd te worden:

  • Het intakeformulier voor de TDC-CRC. Dit formulier is hier te downloaden.
  • Een bevestiging van unithoofd en relevante PI(s) dat zij achter het onderzoek staan.
  • De meest recente versie van het protocol.
  • Het financieringsplan voor de studie (incl. gemaakte afspraken met TDC, apotheek, etc.).

De commissie vergadert eens in de twee weken. Wanneer uw aanvraag minimaal een week voor de eerstvolgende vergadering wordt aangemeld, dan wordt de aanvraag nog meegenomen in deze vergadering. Indien de commissieleden vragen hebben over het onderzoek dan krijgt de betrokken PI hiervan bericht. De beantwoording op deze vragen wordt in een volgende vergadering besproken alvorens tot een besluit wordt gekomen. Let op: alleen volledige aanvragen worden in behandeling genomen!

b) Indiening aanvraag bij de Biobank en Data Access Commissie
Biobank and Data Access Committee is een onafhankelijke commissie die verantwoordelijk is voor de beoordeling van aanvragen waar materiaal en/of data vanuit de Maxima biobank voor wordt gevraagd. De exacte voorwaarden en beoordelingscriteria van een biobank aanvraag zijn terug te vinden in de ‘rules and procedures of the biobank committee’. De biobank commissie vergadert eens per twee weken.

Relevante documenten vindt u hier.

4. Grant aanvraag

Een grant aanvraag kan plaatsvinden na goedkeuring door de wetenschapscommissie. In die aanvraag neemt u de eventuele financiële afspraken zoals die gemaakt zijn met het TDC/LATER trialbureau mee.

Bij de grant aanvraag kan het voorkomen dat er (substantiële) aanpassingen in het protocol worden gemaakt op basis van de commentaren van externe reviewers. De CRC wordt hier graag van op de hoogte gesteld, evenals het TDC/LATER trialbureau als dit mogelijk consequenties heeft voor inzet personeel, etc.

Als er contracten moeten worden afgesloten voor uw grant moet u dat afstemmen met de clinical trial jurist, en kan het goedgekeurde budget worden overlegd met de financial controller. Subcontractering met bv apotheek, labs en/of monitors kan hierna van start gaan (met voorbehoud van METC goedkeuring) iom het TDC.

Het is de verantwoordelijkheid van de onderzoeker(s) om rekening te houden met de deadlines voor grant-aanvragen zoals die door subsidiegevers zijn vastgesteld.

5. Indiening METC

Nadat financiering is verkregen kan uw onderzoek ingediend worden bij de Medisch Ethische Toetsingscommissie van het UMC Utrecht. Voor beoordeling van het onderzoek door de METC dient een onderzoeksdossier samengesteld te worden. Met het TDC kunt u bespreken welke documenten benodigd zijn en een taakverdeling maken. Voor meer informatie over het in te dienen onderzoeksdossier wordt u verwezen naar de website van de METC Utrecht. Indiening van uw onderzoek vindt plaats via Trialsupport van het TDC, dat hoeft u dus niet zelf te doen (te bereiken via trialsupport@prinsesmaximacentrum.nl). Ook als u denkt dat uw onderzoek niet-WMO plichtig is wordt dit ingediend bij de METC (als niet-WMO onderzoek) om dit door de toetsingscommissie te laten bevestigen.

6. Uw onderzoek is goedgekeurd: gefeliciteerd! Maar hoe nu verder?

Uw onderzoek is goedgekeurd, echter kunt u nog niet van start gaan met uw onderzoek. Onderstaande zaken dienen nog geregeld te worden.

Legal:

Uw onderzoek kan niet van start gaan als de contracten nog niet zijn afgerond. Alle contracten, moeten door legal opgesteld of gereviewed worden alvorens te tekenen, om te zorgen dat ze voldoende rekening houden met Nederlandse wetgeving en de belangen van het Máxima. Filing van getekende contracten verloopt via het TDC.

Site Initiatie Visite (SIV):

Site initiatie visites moeten plaatsvinden zodat iedereen die gaat deelnemen aan het onderzoek goed getraind is op de procedures die benodigd zijn. SIVs dienen door de onderzoeker zelf voorbereid te worden in nauwe afstemming met het TDC in verband met de aanwezigheid van researchnurses, datamanagers, de monitor, etc.

7. Finale Controle d.m.v. checklist:

Het is belangrijk om te controleren of alle documenten rondom de studie compleet zijn, en aan alle bovenstaande criteria is voldaan. Het TDC heeft hier een checklist voor. De studie kan pas open als deze checklist compleet is afgewerkt.

Heeft u aan alle bovenstaande criteria voldaan? Gefeliciteerd!
U mag officieel van start gaan met uw studie!